INTRODUCTION
La Société d'aide au développement des collectivités de SD&G (SADC de SD&G) est un organisme communautaire à but non lucratif soutenu au niveau fédéral ; son Conseil d'administration constitué de bénévoles et son personnel professionnel ont comme but de soutenir le développement économique des collectivités et la croissance des petites entreprises par le biais de prêts aux entreprises ou de garanties d'emprunt.

Nos politiques et procédures de confidentialité ont été développées pour se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ). La LPRPDÉ met en place des règles pour le recueil, l'usage et la divulgation des renseignements personnels du client, aussi bien que pour la protection de ces renseignements au cours d'une activité commerciale, tel que décrit dans la législation.

QUE CONSTITUENT "LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS"?
Selon la LPRPDÉ, "les renseignements personnels" représentent tous renseignements identifiant un individu, y compris le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro d'Assurance sociale et la date de naissance. Cela inclut aussi, mais n'est pas limité à, d'autres informations se rapportant à l'identité, comme la nationalité, le sexe, la situation de famille, les informations financières et les antécédents en matière de crédit.

RECUEIL D'INFORMATIONS DE CARACTÈRE PERSONNEL
Dans le but de fournir des services à nos clients, nous recueillons occasionnellement des renseignements personnels. Les raisons principales de cette collecte sont étroitement reliées aux éléments suivants :

• L'adresse, le courriel et le numéro de téléphone pour des fins de marketing
• Les coordonnées d'affaires pour la mise à jour du Répertoire professionnel de SG&G
• Des renseignements personnels nécessaires pour évaluer l'admissibilité d'un candidat éventuel à l'aide financière, aussi bien que pour faire un rapport à Industrie Canada, le ministère fédéral qui administre le Programme de développement des collectivités de l'Ontario

La SADC de SD&G ne recueille pas sciemment de renseignements personnels sur quiconque ayant moins de 18 ans, particulièrement des enfants de moins de 13 ans, et n'utilisera pas de tels renseignements si elle découvre qu'ils ont été fournis par un mineur.

CONSENTEMENT
Au moment de la collecte des renseignements personnels, le consentement écrit formel du candidat sera requis pour la collecte, l'utilisation, la conservation et la révélation des renseignements personnels à des fins exposées dans la politique de confidentialité de la SADC de SD&G. Un candidat peut ne pas vouloir fournir certains ou tous les renseignements personnels demandés, mais si la SADC de SD&G est incapable de rassembler des informations suffisantes pour valider une demande de financement, l'application pour le financement peut être rejetée.

EXACTITUDE
La SADC de SD&G s'efforce de s'assurer que tous les renseignements personnels des dossiers en activité sont précis, actuels et complets. Lorsqu'un client avertit la SADC de SD&G que ses renseignements personnels nécessitent une correction ou une mise à jour, les changements requis seront apportés. Les renseignements contenus dans des dossiers clos ne sont pas mis à jour.

LIMITER L'UTILISATION, LA CONSERVATION ET LA DIFFUSION
La SADC de SD&G utilise et conserve les renseignements personnels pour les seules raisons auxquelles l'individu a consenti.

La SADC de SD&G peut révéler les renseignements personnels des clients à des organismes qui exécutent des services en son nom. Ceci ne sera effectué que si de tels organismes consentent à utiliser de telles informations dans le seul but de fournir des services à la SADC de SD&G et, en ce qui concerne ces renseignements, agir en accord avec cette politique.

La SADC de SD&G ne s'adonne pas à la vente, au troc ou à l'échange des renseignements personnels qu'il a obtenus.

Veuillez noter qu'il y existe des circonstances dans lesquelles l'utilisation et/ou la révélation de renseignements personnels peut être justifiée ou permise ou bien où la SADC de SD&G se voit dans l'obligation de révéler des renseignements sans consentement. De telles circonstances peuvent être :

• Lorsque cela est exigé conformément à la loi ou par un ordre ou une exigence de la cour, d'une agence administrative ou d'un autre tribunal gouvernemental ;
• Lorsque la SADC de SD&G croit, avec raison, qu'il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d'une personne identifiable ou d'un groupe ;
• Lorsqu'il est nécessaire d'établir ou de recueillir des sommes d'argent dues à la SADC de SD&G ;
• Lorsqu'il est nécessaire de permettre à la SADC de SD&G de procéder à des recours ou de limiter n'importe quels dommages et intérêts que la SADC de SD&G peut subir ; ou
• Lorsque les renseignements sont publics.

GARANTIES
La SADC de SD&G s'efforce de maintenir la sécurité physique, procédurale et technique adéquate en ce qui concerne ses bureaux et ses équipements d'entreposage de l'information afin d'empêcher une perte, une mauvaise utilisation, un accès non autorisé, la diffusion ou la modification d'informations personnelles.

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La SADC de SD&G permet l'accès et la vérification des renseignements personnels tenus par la SADC de SD&G concernant un individu par la personne concernée.

Si un individu croit qu'un quelconque renseignement personnel concernant cet individu est incorrect, cette personne peut demander un amendement de ces renseignements en envoyant une demande à notre officier de protection de la vie privée.

La SADC de SD&G se réserve le droit de décliner l'accès aux renseignements personnels si les renseignements demandés :

• Révéleraient les renseignements personnels d'un autre individu ou d'un individu décédé ;
• Révéleraient les renseignements confidentiels d'affaires pouvant nuire à la SADC de SD&G ou à la position compétitive d'un tiers ;
• Sont soumis au privilège relatif au litige ou au client-notaire ; pourraient raisonnablement résulter en : (i) un mal sérieux au traitement ou au rétablissement de l'individu concerné; (ii) un mal émotionnel sérieux à l'individu ou à un autre individu; ou (iii) une blessure sérieuse à un autre individu ;
• Pourraient nuire ou interférer à des activités d'application de la loi et d'autres fonctions investigatrices ou réglementaires d'un organisme autorisé par la loi à exécuter de telles fonctions ;
• Ne seraient pas aisément récupérables et le fardeau ou le coût de l'approvisionnement serait disproportionné à la nature ou à la valeur des renseignements ; ou
• N'existent pas, ne sont pas retenus ou ne peuvent être trouvés par la SADC de SD&G.
• Si les renseignements ne sont pas ou ne pourront pas être révélés, on fournira à l'individu faisant la demande les raisons de la non-diffusion.

Afin de se protéger des demandes frauduleuses d'accès, la SADC de SD&G exigera des informations suffisantes afin de permettre de confirmer l'identité de la personne faisant la demande avant d'octroyer l'accès ou d'effectuer des corrections.

ENQUÊTE SUR LES PLAINTES
Toute question concernant le traitement des renseignements personnels par la SADC de SD&G peut être envoyée par écrit à l'officier de protection de la vie privée de la SADC de SD&G. Après vérification de l'identité de l'individu, l'officier en chef de la protection de la vie privée agira promptement afin d'examiner la plainte et fournira un rapport écrit à l'individu.

Si l'individu est insatisfait du rapport fourni par l'officier de la protection de la vie privée ou qu'il estime que l'action corrective prise par la SADC de SD&G est insuffisante, il peut adresser une plainte par écrit au Commissariat à la protection de la vie privée. L'adresse du Commissariat à la protection de la vie privée vous est fournie dans cette déclaration de confidentialité à des fins pratiques.

MODIFICATION DES PRATIQUES ET DE CETTE POLITIQUE
Cette déclaration prend effet le 1er janvier 2004. La SADC de SD&G devra quelquefois réviser et mettre à jour ses pratiques de confidentialité ainsi que cette politique. Dans l'éventualité d'une modification, un communiqué sera envoyé aux clients et autres parties concernées d'une manière appropriée.

Bureau de la protection de la vie privée pour SD&G
Toute question concernant la politique de confidentialité ou toute demande visant à passer en revue des renseignements personnels devrait être adressée à notre agente de la protection de la vie privée.

Gay Hamilton
Agente de la protection de la vie privée
SADC de SD&G, 26 rue Pitt, Bureau 207
Cornwall ON K6J 3P2
Tél. : 613-932-4333
Télécopieur : 613-932-0596

Autres liens reliés à la protection de la vie privée
Pour recevoir un exemplaire de la LPRPDÉ ou pour toute question concernant la législation relative à la protection de la vie privée, adressez-vous aux bureaux ci-dessous :

Commissariat fédéral à la protection de la vie privée
www.privcom.gc.ca
112, rue Kent
Ottawa, ON
K1A 1H3

Commissariat provincial à la protection de la vie privée
www.privcom.on.ca

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